NGUYÊN TẮC HORENSO

PHƯƠNG PHÁP TỐT TRONG LÀM VIỆC NHÓM

Nhật Bản là một nước rất nghèo về tài nguyên, động đất nhiều nhất thế giới, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II, nay trở thành cường quốc trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính, chính nhờ những bí quyết giúp người Nhật có được năng suất lao động cao bậc nhất thế giới.

Một trong số đó là quy tắc HoRenSo trong làm việc nhóm, vậy quy tắc Horenso là gì và nó được áp dụng ra sao?

HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Bàn bạc hỏi ý kiến.

Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên, thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới, cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

1. HOKOKU=REPORT=BÁO CÁO

Trong quy tắc Horenso, Báo Cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn và cũng là cách làm việc mang tính chuyên nghiệp.

Phương pháp báo cáo tốt: định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Có đưa ra giải pháp. Trường hợp khẩn cấp có thể gặp trực tiếp hoặc điện thoại để báo cáo. Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu.

2. RENRAKU=COMMUNICATION=LIÊN LẠC

Trong nguyên tắc Horenso, liên lạc để truyền đạt thông tin. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn thì phải làm sao?

Phương pháp liên lạc tốt: việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng điện thoại, gặp trực tiếp… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc cuối ngày. Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

3. SODAN=DISCUSSING/CONSULT=THẢO LUẬN

Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Không một ai nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hãy hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra để chọn được phương án tối ưu.

Cách thảo luận tốt: tập trung đông người, nhiều cá tính, phong cách, ghi nhận các ý kiến, khuyến khích đối thoại, mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt, có quyết định cuối cùng và mọi người tuân thủ theo quyết định.